Automatisierte Buchhaltung Online – die kostenlose Anleitung 2024
Bereits über 100.000 Kleinunternehmer haben ihre Buchhaltung mit lexoffice digitalisiert.
Wir zeigen, wie man als kleines Unternehmen die maximale Fibu-Automatisierung rausholt.
Inhaltsverzeichnis
Keine Theorie, sondern echte Praxis – laufend prozessoptimiert in den letzten zwei Jahren.
Eine automatisierte Buchhaltung zu entwickeln ist ein langer Weg mit vielen Optimierungsbausteinen und vielen Erkenntnissen, die im Laufe des Prozesses erst entstehen. Wir sind den Weg selbst gegangen und haben die Erfahrungen alle im Livebetrieb mit unserer eigenen Buchhaltung bereits gemacht. Wir haben wochenlang Softwarelösungen recherchiert und viel ausprobiert. Durch viele Tests und permanentes Optimieren ist eine erprobte Lösung zur Automatisierung der Buchhaltung entstanden. Das Ergebnis möchten wir hier teilen und dokumentieren – und somit anderen zugänglich machen. Eine Lösung, welche andere Kleinunternehmer und kleine Betriebe ebenfalls sofort einsetzen können.
Alle Prozesse und Anwendungen sind so einfach gestaltet worden, wie es irgend möglich ist, sodass Kleinunternehmer die Lösung selbst umsetzen können. Durch eine simple Verbindung von ein paar Prozessen ist es für kleine Unternehmen jetzt auch möglich, dank moderner Software, die Buchhaltung zu automatisieren, wie es vorher nur die großen Unternehmen konnten.
Automatisierte Online Buchhaltung selber umsetzen.
Wir selbst entwickeln keine Software oder eigene technische Fibu-Lösungen. Stattdessen haben wir uns bestehende Softwarelösungen für Finanzbuchhaltung auf dem Markt angesehen und überlegt, wie man diese am besten zu einer automatisierten Lösung verbindet. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wurde neu organisiert und in „automatisierte Arbeitsschritte“ überführt.
Wir zeigen, wie kleine Unternehmen und Gewerbetreibende mit der Software lexoffice*, verbunden mit der passenden Drittsoftware GetMyInvoices*, eine weitgehend automatisierte Buchhaltung einrichten und selbst betreiben können.
Du findest hier kostenlose Anleitungen und Videotutorials, wie du alles selber einrichten kannst: vom automatisierten Belegeingang bis hin zum Jahresabschluss vom Steuerberater. Exakt diese Lösung ist bei unserer eigenen kleinen Webshop Factory GmbH im Einsatz und wir freuen uns jeden Tag über den hohen Grad der Automatisierung unserer Buchhaltung. Auch die monatliche Kostenersparnis macht richtig Freude!
Die Aufgabenstellung zur Lösung.
Eine Südostasien Reise Anfang 2019, über 3,5 Monate, war der Anlass eine Lösung zu finden. Ziel war es, die Buchhaltung in dieser Zeit so wenig wie möglich anfassen zu müssen, idealerweise gar nicht. Die Fibu-Prozesse mussten trotzdem reibungslos weiterlaufen. Ein Prozess für die Automatisierung der Buchhaltung musste entwickelt werden. Das Konzept haben wir „Fibumat“ genannt.
Die 360 Grad Lösung zur Aufgabenstellung.
Um zur optimalen automatisierten Buchhaltung zu kommen ging es bei der Lösungsfindung um den gesamten Prozess. Neben der Auswahl der Fibu-Software schließt das sogar mit ein, welches Bankkonto (welche Hausbank) idealerweise verwendet wird, welche Kreditkarte sich am besten bei Buchungen automatisieren lässt – und welche Zahlungsintervalle und Zahlungsmethoden (Überweisung oder besser Lastschrift) verwendet werden. Das die gesamte Buchhaltung online und digital laufen muss ist sowieso klar. Und das Wenige, was nicht digital vorlag, wurde über Postweiterleitungen und Scandienstleister gelöst. Wir sind schon sehr in die Tiefe gegangen, um auch noch die letzten Prozentpunkte beim möglichen Automatisierungsgrad rauszuholen.
Aufwand Papierrechnungen bearbeiten
Aufwand digitale Belege aus Emailanhängen verschieben
Aufwand Belege kontieren / buchen
Aufwand Belege den Bankumsätzen zuordnen
Gesamtaufwand Buchhaltung
Fibu Digitalisierung war gestern. Jetzt geht es um Vollautomatisierung.
- Papierrechnungen scannen – 100% automatisiert durch Postweiterleitung und Scandienstleiter.
- Digitale Belege aus Emailanhängen ins Buchhaltungsprogramm verschieben und ggf. in Ordnern ablegen – 100% automatisiert durch smarte Softwarelösungen.
- Belege aus Portalen (z.B. Google, Telekom, etc.) runterladen und ins Buchhaltungsprogramm verschieben – 100% automatisiert, ebenfalls durch smarte Softwarelösungen.
- Belege kontieren – 80% Aufwandsminderung. Die Fibu-Software lexoffice kann durch eine Beleg-Texterkennung viele Datenfelder bereits automatisiert ausfüllen (Datum, Rechnungsnummer, Bruttobetrag, etc.). Als Aufwand fallen manchmal noch kleine händische Ergänzungen an. Es empfiehlt sich ebenfalls eine kurze manuelle Kontrolle der automatischen Datenübernahme, welche durch die Software als Vorschlag vorgenommen wurde. Die Buchungsvorschläge seitens der Fibu-Software lexoffice werden mit der Zeit auch immer besser, denn die Software lernt aus vorangegangenen Buchungen. Dadurch mindert sich der Aufwand immer mehr, je länger man die Software nutzt. Alternativ kann man diesen Prozess auch ganz an den Steuerberater auslagern.
- Belege den Bankumsätzen zuordnen – 90% Aufwand einsparen. Die restlichen 10% Aufwand bestehen nur noch darin, zu kontrollieren, ob die automatisierten Zurordnungsvorschläge seitens der Software korrekt sind. Auch diesen Prozess kann man vollständig an den Steuerberater auslagern, wenn man das möchte.
Im Ergebnis hat man wesentlich weniger Aufgaben, nachdem alles einmal eingerichtet ist. Man erhält wesentlich mehr Kontrolle über die Systeme und kommt in den Genuss von Echtzeit Übersichten seiner Finanzen. Bei einer Fibu, die rein vom Steuerberater geführt wird, meistens in Datev, bekommt man im Regelfall nur eine monatliche Auswertung, die meistens nicht so einfach nachvollziehbar ist.
Was hinzukommt:
- Kosten für die Fibu-Software
- Kosten für die „Beleg-Einsammel-Software“ zum automatischen einspielen in die Fibu-Software
- Kosten für den Scandienstleister
- Kosten für den Nachsendeauftrag
Umsatz macht Arbeit, Gewinn macht Freude.
Was wegfällt:
- Pendelordner, falls der „Dinosaurier“ noch im Einsatz ist.
- Eigene Arbeitszeit für administrative Tätigkeiten, die sich wiederholen.
- Steuerberater für das Kontieren der Belege, wenn man es selber machen möchte. (Unsere Empfehlung: Selbermachen!)
Was bleibt:
- Kosten für den Jahresabschluss vom Steuerberater
Die wesentliche Ersparnis liegt bei den monatlichen Steuerberaterkosten und bei der Einsparung der eigenen Arbeitszeit.
Kleinunternehmer zahlen marktüblich oft zwischen 100€ und 500€ monatliche Gebühren an den Steuerberater für das kontieren der Belege und dem Einreichen der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt. Das kann heutzutage auch durch die Software von lexoffice übernommen werden. Viele Belege wiederholen sich jeden Monat und die kann man ohne viel Aufwand auch selber vorkontieren. Die paar wenigen Belege, die unklar sind, können auf das Konto „zu klären“ gebucht werden. Diese Belege soll sich am Ende einfach der Steuerberater noch mal ansehen und buchen.
Eine moderne Buchhaltungssoftware ist die Basis jeder Automatisierung.
In Sachen Buchhaltungssoftware hat sich die letzten Jahre viel getan. Softwarelösungen für Buchhaltung sind mittlerweile verhältnismäßig preiswert (ca. 10 bis 50 Euro im Monat) und können, ohne allzu großes Vorwissen, von „normalen“ Unternehmern bedient werden. Die modernen Fibu-Softwarelösungen werden mittlerweile für den Unternehmer gemacht und nicht mehr nur für den Steuerberater. Früher ist man kaum umhingekommen, die Fibu komplett vom Steuerberater machen zu lassen, der dafür meistens die Datev Software einsetzt. Das bedeutet aber auch, dass der Steuerberater wenig Interesse hat, dem Mandanten von solchen „neuartigen“ modernen Lösungen zu berichten. Damit würde er natürlich seine monatlichen Einnahmen mindern, denn damit würde das kostenpflichtige Kontieren der Belege wegfallen. Und das liegt nicht in seinem Interesse.
Eine kurze Übersicht über gängige Fibu-Software Anbieter haben wir zusammengestellt. Mit den meisten Anbietern wird man das Thema Fibu gut lösen können.
Wir haben uns letztendlich für lexoffice entschieden. Hier sind wir jetzt geübt drin, denn wir sind mittlerweile selbst seit Jahren Nutzer der Software. Die ganze Anleitung zur Umsetzung bezieht sich deswegen auch auf lexoffice*. Warum das so ist, siehst du in unserem Beitrag Buchhaltungssoftware*.
Die Angaben in diesem Artikel wurden mit großer Sorgfalt recherchiert.
Alle Angaben ohne Gewähr und ohne Anspruch auf Vollständigkeit.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.
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Stand: 01.06.2023 – Alle Angaben ohne Gewähr.
