Buchhaltungssoftware
10/90 Prinzip:
Mit 10% der Hauptfunktionen verbringst du 90% deiner Zeit. Wenn das gut funktioniert, bist du schon sehr weit gekommen.
Inhaltsverzeichnis
Wer die Wahrheit sucht, darf nicht erschrecken, wenn er sie findet.
Die Momentaufnahme: Was brauchst du jetzt und was kann die Buchhaltungssoftware heute?
Sind wir mal ehrlich: Keiner hat Zeit sich 10 Buchhaltungsprogramme in der Tiefe anzuschauen – sodass man diese auch versteht. Da helfen auch die meistens 14 Tage kostenlose Testphase vom Buchhaltungssoftware Anbieter nichts. Denn eine Fibu Software muss man über mehrere Wochen im Livebetrieb im Einsatz haben, um sich wirklich einen Eindruck zu verschaffen. Dazu muss das Buchhaltungsprogramm vollständig eingerichtet sein, mit allen Bankanbindungen, Rechnungsvorlagen, etc. etc.. Nur so lernt man etwas sinnvolles über den möglichen Automatisierungsgrad, den Bedienkomfort und die Support Qualität vom Fibu-Software Hersteller. Den Aufwand betreibt allerdings keiner.
Damit sind auch die „Meinungen“ von Vergleichsseiten im Web hinfällig. Denn die Wahrheit ist, dass hier nur ganz oberflächlich grobe Eckdaten wie Preise und ellenlange Funktionslisten verglichen werden. Und der Vergleich beschränkt sich meistens darauf, ob die Funktion vorhanden ist, oder eben nicht. Aber wie gut die Funktion umgesetzt ist oder ob sich die Funktion auch mit Erweiterungssoftware zusammen nutzen lässt (und wenn ja – wie gut?), darüber wird oftmals nicht berichtet. Denklogisch ist klar, warum das so ist. Die Redakteure der Vergleichsseiten Anbieter nutzen die Buchhaltungssoftware eigentlich nicht selbst, sondern tragen häufig nur offenkundige Informationen zusammen. Selbst wenn das gut gemacht wurde, ergibt sich daraus nur eine Momentaufnahme, denn jede Buchhaltungssoftware wird vom jeweiligen Anbieter permanent weiterentwickelt. Das macht einen sehr großen Unterschied, ob die Buchhaltungssoftware von 10 oder von 100 Leuten weiterentwickelt wird, ob es die Firma schon seit 50 oder erst seit 5 Jahren gibt. Daraus ergibt sich erst die „Entwicklungspower“, die ein Anbieter hat, um mit innovativen Weiterentwicklungen den zukünftigen Idealzustand zu erreichen.
Die Zukunft: Was brauchst du morgen und was kann die Buchhaltungssoftware übermorgen?
Allen dürfte klar sein, dass ein Umstieg der Buchhaltungssoftware auf eine andere Fibu Software sehr aufwendig ist – und somit zeit- und kostenintensiv ist. Genauso wie sich Software weiterentwickelt, entwickelt sich dein Geschäft weiter. Das bedeutet auch, dass sich deine Anforderungen an die Buchhaltungssoftware ändern können. Insofern sollte man den Blick auf die Skalierbarkeit richten. Letztlich kann keiner die Zukunft vorhersagen. Im Prinzip ist es eine Wette und die Wette lautet:
„Habe ich auf den richtigen Anbieter gesetzt, der in seiner Buchhaltungssoftware auch meine zukünftigen Anforderungen berücksichtigt.“
Wer mal aus erster Hand erfahren möchte, wie heftig das Ding mit der unterschiedlich großen „Entwicklungspower“ enden kann, der hat jetzt die Gelegenheit unter folgendem Blogbeitrag seine Perspektive zu erweitern. Wir finden der Beitrag ist generell für jeden Unternehmer sehr interessant. Wir selbst wurden jedenfalls sehr inspiriert durch den Artikel und er hat uns noch mal Klarheit gegeben:
Buchhaltungssoftware Anbieter im Überblick.
Keine Frage, es gibt mehrere Anbieter von Buchhaltungssoftware in Deutschland, die geeignet sind die Buchhaltung vernünftig zu bewältigen. Mit einigen Buchhaltungsprogrammen geht das sogar recht flüssig. Grundlegende Funktionen beherrscht fast jede Buchhaltungssoftware.
Entscheidend ist das Gesamtpaket: Denn Buchhaltungssoftware ist oft auch an mehrere Drittsysteme angebunden – und das alles zu ändern und neu einzurichten ist schon „der Hammer“. Funktionserweiterungen, die man ggf. zu Beginn noch nicht sofort braucht, sollten bei der Fibu-Software Auswahl auch beachtet werden. Irgendwann später benötigt man diese Funktionen auf einmal doch. Das können zum Beispiel das Kassenbuch, die Lohnbuchhaltung oder der Kundenmanager etc. sein.
„Haben ist besser als brauchen!“
Preislich bewegen sich fast alle Buchhaltungsprogramme zwischen 10 und 40 Euro pro Monat.
Dafür spart man sich die monatlichen Steuerberaterkosten in Höhe von ca. 100 bis 500 Euro für das Kontieren der Belege.
Im Mittelwert hat man eine monatliche Kosteneinsparung von ca. 200 Euro, wenn man die Buchhaltung mit einem Buchhaltungsprogramm selber umsetzt.
Der Aufwand das Ganze selber umzusetzen ist nach unserer Erfahrung mit einer eigenen Buchhaltung absolut überschaubar. Das Belege hochladen und an den Steuerberater übersenden und die anschließende Kommunikation mit dem Steuerberater dauerte bei uns (damals 2018) in etwa genauso lange, wie es selber zu machen. Vom Pendelordner mal ganz zu schweigen.
Bei 50 digitalen Belegen im Monat benötigen wir ca. eine Stunde Arbeitsaufwand für die monatliche Buchhaltung.
Dazu hat man noch die volle Kontrolle und kann alles nachvollziehen. Allein die permanente Möglichkeit der Echtzeitauswertung unserer Finanzen war es uns schon wert auf eine Buchhaltungssoftware zu setzen. Wir selbst nutzen lexoffice*. Warum das so ist folgt im kommenden Kapitel „Einfach auf den Marktführer setzen“.
Du suchst zwar eine Buchhaltungssoftware, aber eigentlich suchst du eine Gesamtlösung. Das ist ein großer Unterschied.
Wer sich über Fibu Software schlau machen möchte, der googelt nach Übersichten und Bewertungen. Das haben wir auch gemacht. Jetzt sind wir genauso schlau wie vorher, bzw. alle gleich schlau. Wir wissen jetzt wer die führenden Buchhaltungsprogramm Anbieter sind und haben viele lange Funktionslisten gesehen, die kaum zu vergleichen sind.
„Nur wer alle Optionen kennt kann optimale Entscheidungen treffen.“
Ein 0815 Satz aus dem Werkzeugkoffer der schlechten Werbetexter.
Vielleicht steckt der Irrsinn unserer Zeit in diesem Satz.
Die zentralen Fragen blieben alle offen:
- Wie gut ist der Kundensupport, wenn man den wirklich mal braucht.
- Wie einfach ist die Software zu bedienen, sobald die voll eingerichtet ist.
- Wie hoch ist der mögliche Automatisierungsgrad: Heute und in Zukunft.
- Wie gut lässt sich die Fibu Software erweitern und an Softwarelösungen von Dritten anbinden.
Im Rahmen der monatlichen Preise (meistens ca. 10 bis 40 Euro) war uns der Preis letztendlich völlig egal. Wir wollten einfach nur die Lösung, die am besten funktioniert.
Also haben wir uns ganz einfach für den Marktführer und Testsieger lexoffice* entschieden und sind damit gestartet.
Beim Anbieter Lexware (lexoffice) sehen wir die Expertise und die „Entwicklungspower“, die Software für die kommenden Jahre innovativ und investitionssicher weiterentwickeln zu können.
Wir haben uns für einen Weg entschieden: Wir glauben, dass es einfach mehr bringt sich intensiv mit den Möglichkeiten einer der marktführenden Fibu Software zu beschäftigen, als alle möglichen Anbieter „oberflächlich zu testen“ mit leeren und nicht vollständig eingerichteten Demo Accounts.
Wir wollen lexoffice in der Tiefe verstehen und das Beste rausholen. Und genau das haben wir gemacht. Wir haben lexoffice und weitere sinnvolle Anbindungen seit 2019 im Einsatz und im Livebetrieb alles mögliche ausgetestet. Sogar eine Finanzamt Geschäftsprüfung haben wir hinter uns, bei der wir die Datenexporte von lexoffice für die Finanzamt Prüfung genutzt haben.
Mittlerweile kennen wir uns mit lexoffice und sinnvoll angebundenen Drittsystemen sehr gut aus, sodass wir Erklärvideos zur Einrichtung und Verkettung erstellt haben und hier auf unserer Seite kostenlos bereitstellen.
Mit den richtigen Fibu Prozessen immer einen Schritt voraus.
Eine Buchhaltungssoftware wird erst in Verbindung mit durchdachten Prozessen und Anbindungen an Drittsoftware zu einer sehr guten Buchhaltungslösung.
Die Lösung besteht darin die Fibu Software in einen automatisierten ganzheitlichen „Workflow“ zu bringen.
Sicherlich muss man aufpassen, dass man sich nicht mit Anbindungen überfrachtet, denn die Auswahl an Erweiterungen ist riesengroß.
Einige Erweiterungen sind wiederum so genial, die sind ein „must have“. Dazu zählt die Software von GetMyInvoices*.
Mit GetMyInvoices* ist es möglich alle Eingangsbelege automatisiert direkt ins Buchhaltungsprogramm zu übergeben. Allein das spart jeden Monat eine Menge administrativen Aufwand. Eine nervige Aufgabe, die sich auch noch fortwährend wiederholt, wird ein für alle mal eliminiert.
Warum man anstatt einem Rechnungsprogramm lieber gleich ein Buchhaltungsprogramm nimmt.
Anbieter wie Fastbill oder Billomat haben ursprünglich damit angefangen Software zur schnellen Rechnungserstellung zu entwickeln. Damit konnte man auf jeden Fall viel besser und schneller Rechnungen erstellen als mit MS Word – und vor allem rechtssicher. Für mehr waren die Rechnungsprogramme ursprünglich nicht ausgelegt. Dann ist in den letzten Jahren ein Wettbewerb unter den Anbietern entstanden, die Lösungen zu erweitern, um vollumfänglich die gesamte Buchhaltung abwickeln zu können. Funktionen wie Angebotserstellung für den Interessenten, Elster Umsatzsteuer-Voranmeldung für das Finanzamt und weitere Funktionen für das Kundenmanagement wurden entwickelt. Die bekannten Fibu Software Anbieter werden immer mehr zum CRM Software Anbieter. Der Fibu Software Teil wird fast schon zum Beiwerk.
Einige Buchhaltungssoftware Anbieter haben bis heute allerdings nicht die nötigen Ressourcen, um die Software permanent wettbewerbsfähig weiterzuentwickeln. Die sind eher beim Stand eines Rechnungsprogramms stehen geblieben. Damit kann der moderne Unternehmer heute nichts mehr mit anfangen. Daher sollte man stark eingeschränkte Fibu Software unbedingt vermeiden. Es ist völlig klar, dass man einen größeren Funktionsumfang benötigt, um auf der Ebene der eigenen Buchführungssoftware-Nutzung zeitgemäß arbeiten zu können.
Fazit:
Eine Buchhaltungssoftware ist immer nur so stark wie sein Nutzungskonzept.
„Besser ein großer Gewinn als einen kleinen Verlust.“
Der Leitsatz von unserem Kooperationsanwalt Mirco Lehr
Bei der Nutzung der Fibu Software von lexoffice setzen wir den Fokus auf das 10/90/90 Prinzip: Mit 10% der Buchhaltungssoftware Hauptfunktionen verbringst du 90% deiner Fibu-Zeit, kreierst aber auch 90% vom Ergebnis. Den Rest kann man fast vernachlässigen.
Das heißt der Umgang mit den wichtigsten 10% der Funktionen muss laufen wie geschmiert. Bei folgenden drei Punkten legen wir den Fokus auf den größtmöglichen Automatisierungsgrad.
- Belege importieren
- Belege buchen
- Belege den Bankumsätzen zuordnen
Unsere Tests erfolgen unter folgenden Rahmenbedingungen.
- Test im realen lexoffice Account – keine Demodaten – alles echte Buchungen
- Wie gut funktioniert das automatisierte Zuordnen von Belegen zu Bankumsätzen?
- Wie gut sind die Automatisierungen beim Buchen von Belegen?
Um valide Messergebnisse aus einem Echtaccount zu erhalten, haben wir über 10 Wochen in diesem Account keine Bankumsätze abgerufen. Wir wollen sehen, wie viele Belege lexoffice automatisiert den Bankumsätzen zuordnen kann. Wir prüfen, ob die vorgeschlagenen automatischen Zuordnungen korrekt sind, wenn wir die Bankumsätze mit einem Klick abrufen.
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Stand: 01.06.2023 – Alle Angaben ohne Gewähr.
