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Fazit: Alles eliminieren was irgend möglich ist:
- Ein- und Ausgangsrechnungen (durch Bündelung etc.)
- Überweisungsaufwand (alles was geht auf Lastschrift umstellen)
- Monatliche Zahlungen wie z.B. Gehälter (alles auf Dauerauftrag umstellen)
- Keine Bargeldkasse führen (wenn dein Geschäftsmodell das erlaubt)
Alles auf Autopilot stellen. Mit den Maßnahmen lässt sich der Fibu Aufwand schon mal drastisch reduzieren.
Warum das wichtig ist und wieso wir eine weitgehend automatisierte Fibu für unsere eigene Finanzbuchhaltung aufgebaut haben findest du hier: So ist die automatisierte Buchhaltung entstanden.
Voraussetzung für eine Online Finanzbuchhaltung ist Digitalisierung. Erst dann kannst du Prozesse sinnvoll automatisieren.
Es geht also nicht nur darum analoge Prozesse digital zu machen. Das ist nicht die Idee hinter Digitalisierung.
Es geht um eine optimierte neue Prozessgestaltung, die durch Digitalisierung erst möglich ist. Das ist die Idee hinter Fibumat.
Alle Eingangsrechnungen der Finanzbuchhaltung werden komplett auf Digital umgestellt.
To do:
Eine Liste aller Lieferanten erstellen: Die Lieferanten bitten die digitalen Belege per E-Mail (PDF Anhang) an eine eigens dafür eingerichtete E-Mail Adresse zu senden, z.B. an billing@deinunternehmen.com oder an rechnung@deinunternehmen.de, je nachdem ob man ggf. international tätig ist, bzw. internationale Lieferanten hat – oder nur in Deutschland tätig ist. Für letzteres bietet sich die „deutsche E-Mail Variante“ an.
Im späteren Verlauf wird uns diese separate E-Mail Adresse helfen die Belege dauerhaft automatisiert direkt ins Fibu-Programm zu importieren.
Alle Ausgangsrechnungen der Finanzbuchhaltung werden komplett auf Digital umgestellt.
To do:
Du eröffnest einen lexoffice Account und lässt deine Fibu und Ausgangsrechnungen darüber laufen. Warum wir mit dem Buchhaltungsprogramm lexoffice arbeiten haben wir auf unserer Seite Buchhaltungssoftware beschrieben.
Außerdem findest du auf unserer Seite viele Videoanleitungen, in denen wir zeigen, wie wir unsere eigene lexoffice Fibu eingerichtet und automatisiert haben. Vielleicht inspiriert dich unsere Herangehensweise und du kannst Teile für dich selbst umsetzen.
Bis hierhin haben wir
Als nächsten Punkt werden wir jetzt die Prozesse optimieren. Wir schauen uns nun den „Beleg-Einsammel-Prozess“ an. Wer kennt das nicht: Der Steuerberater fragt nach fehlenden Belegen. Die liegen meistens entweder auf einem unbearbeiteten Papierstapel oder als Anhang im E-Mail Postfach. Belege suchen ist im Nachhinein sehr aufwendig und kostet unnötig Zeit. Unser Prozess sieht vor, dass sämtliche Belege automatisiert im Fibu-Programm lexoffice landen. Die Belege werden von der Software GetMyInvoices (GMI) aus den E-Mail Anhängen erkannt und automatisch ins lexoffice importiert. Deswegen ist es wichtig eine separate E-Mail Adresse für die Belege (Ein- und Ausgangsrechnungen) zu haben. Diese E-Mail Adresse leitet per E-Mail Autoweiterleitung (Weiterleitung muss man selbst aktivieren bei seinem E-Mail Dienstleister) alle Rechnungen an GMI (an eine eigens zugewiesene GMI E-Mail Adresse, die man bei der GMI Accounteröffnung anlegen kann).
Die eigene E-Mail Adresse für Belege hat den Vorteil, dass nicht sämtliche E-Mail Korrespondenzen an GMI weitergeleitet werden und versehentlich Anhänge, die gar keine Rechnungen sind, aber die Software diese als Rechnung auslegt, ins lexoffice übertragen werden. Das würde im späteren Verlauf nur unnötigen Aufwand erzeugen, diese falsch erkannten „Belege“ wieder auszusortieren.
GMI empfiehlt dir direkt bei deinen Lieferanten eine deinunternehmen@getmyinvoices.net Adresse zu hinterlegen. Wir allerdings raten davon ab. Der Grund ist offensichtlich: Du möchtest die Kontrolle behalten und per Knopfdruck die Weiterleitungen abschalten können, als auch die E-Mail Weiterleitung ändern können. Und dazu möchtest du sicher nicht bei zig Lieferanten erst eine neue eigene E-Mail Adresse hinterlegen, daher setzt du gleich eine eigene E-Mail Adresse ein, die du voll unter Kontrolle hast. Außerdem wirkt es bei Lieferanten professioneller, wenn du eine E-Mail Adresse angibst wie z.B. rechnung@deinunternehmen.de und nicht die Emailadresse einer „fremden Company“ wie in dem Fall deinunternehmen@getmyinvoices.net.
Als weiteren Fall gibt es Lieferanten, die senden keine Belege per E-Mail Anhang, sondern geben lediglich eine Info per E-Mail, dass die Rechnung nun in deren Portal runtergeladen werden kann. Aus unserer Sicht ist das ein sehr aufwendiger Prozess. Wenn man es sofort macht wird man aus der Arbeit rausgerissen, wenn man es später machen möchte, gerät das oft in Vergessenheit.
Die Lösung sieht wie folgt aus: GMI kann die Rechnung in dem Fall im Portal automatisch runterladen und ins lexoffice importieren. Das erfordert eine einmalige Einrichtung: Benutzername und Passwort des „Lieferantenportals“ werden bei GMI einmalig hinterlegt und GMI lädt den Beleg zukünftig immer automatisch runter und verarbeitet ihn weiter. Wir sehen in unserem Prozess einen automatisierten Belegexport von GMI zu lexoffice und zur Dropbox vor. Der zweite Export in Dropbox (kann aber auch ein anderer Cloudspeicher sein) dient als Backup, sodass man die Belege noch mal automatisiert an einem weiteren Ort Digital speichert. GMI macht es möglich die Dateistruktur und Benennung der Dateien vorzugeben. Hierbei werden elegant von GMI eigenständig sinnvoll benannte Ordner erstellt und die Belege im Ordner chronologisch nach Name bzw. Datum abgelegt.
Die letzte Variante ist der Papierbeleg. Es kommt zwar nur noch selten vor, aber es gibt ein paar wenige Unternehmen, die weigern sich nach wie vor die Belege digital zu versenden. Hier brauchen wir eine Lösung, wie der Papierbeleg automatisch in digitaler Form in der Fibu-Software lexoffice landet. Wir setzen hierbei auf den Scandienstleister Dropscan.
Wir lassen per Deutsche Post Nachsendeauftrag die gesamte Papierpost (außer Pakete) direkt automatisiert zum Scandienstleister Dropscan nach Berlin weiterleiten. Der Nachsendeauftrag kann maximal für zwei Jahre eingerichtet werden und muss dann erneuert werden. Der positive Nebeneffekt: Unsere gesamte Unternehmenspost liegt jetzt ebenfalls digital vor und landet immer direkt als E-Mail PDF Anhang in unserem Emailprogramm. Diese sinnvolle Einstellung kann man direkt im Dropscan Account vornehmen. Für Reisebegeisterte Unternehmer ist das ideal, aber auch für alle, die einfach nur digital arbeiten möchten. Es bietet sich auch hier an für den Postempfang eine separate E-Mail Adresse zu verwenden, wie z.B. post@deinunternehmen.de. So ist es möglich auch temporär die Unternehmenspost durch eine Weiterleitung dieser E-Mail Adresse automatisiert an einen Kollegen senden zu lassen, wenn du mal im Urlaub bist. Auch für den automatisierten Import, der bereits automatisiert gescannten Papierbelege, ins lexoffice, wird uns die separate E-Mail Adresse hilfreich sein.
Die Erfahrung zeigt allerdings, dass nur ca. 90% der Papierpost durch den Nachsendeantrag weitergeleitet werden. Man kann sich also nicht 100%ig darauf verlassen. Auch mehrere Hinweise an die Deutsche Post und Reklamationen haben nicht weitergeholfen. Es bleibt bei der Nachsendequote von rund 90%. Wenn man ganz wichtige Post erwartet und diese einfach nicht ankommen will, wird diese wohl im eigenen Unternehmensbriefkasten gelandet sein. Vor allem bei Einschreiben kommt es noch öfter vor, dass diese leider nicht automatisch weitergeleitet werden von der Deutschen Post und ebenfalls im Unternehmensbriefkasten landen. Dann hilft nur noch die Post selbst aus dem Briefkasten zu holen und selber zu scannen. Dennoch ist die 90% Nachsendequote eine sehr große Unterstützung und hilft uns sehr unsere Fibu-Prozesse zu automatisieren.
Als zusätzliche Postarchievierung haben wir wieder unsern Cloudspeicher Dropbox angegeben. Sehr Vorteilhaft ist, dass Dropscan mit OCR Texterkennung scannt. Das macht es uns möglich später die gesamte Post auf Stichworte zu durchsuchen und so Dokumente viel schneller zu finden.
Alternativ kann man die Papierbelege, solange es nur wenige sind, auch selber scannen mit der Smartphone Scan App von GMI oder alternativ mit der lexoffice Scan App. Dann landen die Belege ebenfalls direkt in der lexoffice Fibu.
Mit jedem Softwareprogramm, welches zur Gesamtlösung hinzu kommt, steigt das Fehlerrisiko. Die Wahrscheinlichkeit irgendwann auf ein Kompatibilitätsproblem zu stossen nimmt mit jeder weiteren hinzugefügten Komponente exponentiell zu.
Übersetzt heißt das, je weniger Komponenten nötig sind und je weniger im Einsatz sind, umso besser.
In jeder Rubrik gibt es reichlich Anbieter, die allerdings nicht immer auf die Kompatibilität mit allen anderen Anbietern achten. So kommt es zu Sync-Fehlern, manchmal fehlen aber auch nur ein paar Datensätze oder sie liegen doppelt vor. Im schlimmsten Fall funktioniert eine Datenübertragung generell nicht.
Learning:
Die ausgewählten Anbieter sollten für das Vorhaben gut miteinander auskommen können. Die Schnittstellen funktionieren idealerweise unter allen ausgewählten Tools einwandfrei.
Es gibt so viele Anbieter in jeglichen Bereichen und die meisten benötigt man leider auch im täglichen Einsatz.
Hier sind 10 Beispiele für mögliche Datentransfere der Anbieter:
Die eingesetzten Tools schieben permanent Daten untereinander hin und her.
Keiner schafft es im Leben alle Tools, aller Anbieter auf dem Markt, miteinander zu kombinieren und auf eine funktionierende Verkettung zu untersuchen. Das macht dahingehend schon wenig Sinn, da sich die Tools permanent weiterentwickeln und zukünftig voraussichtlich an neue Softwarelösungen angedockt werden müssen. Daher haben wir für unsere eigene Anbieterauswahl großen Wert auf die „Entwicklungspower“ der Anbieter gelegt, dass heißt wie schnell passen die Anbieter ihre Produkte auf die Markterfordernisse an und wie schnell vernetzen sie sich mit anderen Anbietern in der Branche zu sinnvollen Gesamtlösungen. Wichtig war uns auch ein digitaler Fokus der Produkte und Dienstleistungen der Anbieter und die Ausrichtung – speziell auch für Kleinunternehmer.
Bei unserer eigenen Anbieterauswahl ging es um eine Gesamtabwägung zwischen Kompatibilität, Bedienbarkeit, Preis, Leistungen, Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit, Entwicklungspower, guter Kundensupport und langfristige Sicherheit.
Alles sollte in einer relevanzbezogenen Gewichtung bewertet werden.
Am Ende wird Keiner mit 100%iger Sicherheit sagen können, die Beste aller Lösungen gefunden zu haben, zumal jeder Unternehmer seinen eigenen individuellen Bedarf hat.
Was sich allerdings gezeigt hat ist, dass die Anbieterauswahl, so wie sie jetzt steht, erst mal sehr gut im realen Betrieb funktioniert – und das ganze mit einem hohen Automatisierungsgrad.
Bei einigen Tools wird der Effekt deutlich zu merken sein, z.B. bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware. Bei anderen Bereichen, wie z.B. die Auswahl der Hausbank, wird der Effekt wohlmöglich weniger ausgeprägt sein. Aber auch das ist nicht zu unterschätzen, denn wir hatten auch schon bei der Suche nach einem neuem Girokonto harte K.O. Kriterien festgestellt. Zum Beispiel war es nicht möglich die Fidor Bank Umsätze (Jahr 2019) mit lexoffice zu syncronisieren. Da helfen auch die tollen Konditionen der Bank nichts mehr, wenn man dafür alle Wochen händisch die Umsätze per csv Datei runterladen und händisch in ein Fibu Programm importieren muss.
Sicherlich kannst du unsere Anleitung für eine automatisierte Fibu auch anteilig nutzen, auch wenn nicht alle Dienstleister genutzt werden. Je mehr von der Lösung abgewichen wird, desto mehr kann es zu – uns unbekannten – Problemen kommen, die wir nicht nachbilden können und somit auch keinen Lösungsvorschlag einbringen können.
Wenn du also unsere Lösung mit den genutzten Anbietern einsetzt, können wir dir Unterstützung anbieten. Sobald du auf ein Problem stösst, betreffend eine der bei uns eingesetzten Softwarelösungen, kannst du uns eine Mitteilung senden. Wenn das Problem eine Allgemeingültigkeit hat oder auch für alle anderen Leser interessant ist, dann erstellen wir ein Videotutorial zur Lösung des Problems und veröffentlichen es hier bei uns auf Fibumat.de
Im Ergebnis haben wir uns für folgende Anbieter entschieden und haben diese selbst täglich im Einsatz. Unsere Berichte und Videotutorials werden folglich auch genau mit dieser Lösung abgebildet.
Buchhaltungssoftware
- Marktführer SaaS Fibu-Software in Deutschland
- Sehr Preis-/Leistungsstark
- Großer Funktionsumfang
Belge Collector Software
- Funktioniert sehr gut mit lexoffice
- Starke Exportfunktion zu Dropbox
- Läuft stabil und automatisiert
Girokonto
- Gehört zu 100% der Deutschen Bank Gruppe – größte dt. Bank
- Bis zu 100.00 Euro Einlagensicherung – im Gegensatz zur Holvi Bank
- Günstige Konditionen für Unternehmen mit Fokus auf Gründer und Kleinunternehmer. Für Einzelunternehmer / Freelancer sogar kostenlos
Kreditkarte
- kostenlos, auch für Geschäftskunden
- 0,5% dauerhafter Cashback bei Kreditkartennutzung
- optimiert für das Buchen der einzelnen Umsätze
Echtzeit Payment mit Käufer- und Verkäuferschutz
- Kommt man eigentlich nicht drum rum!!!
- Umsätze können mit lexoffice und Outbank synchronisiert werden
Cloudspeicher
- gehört mit zu den Marktführern (Datensicherheit)
- flexible Daten Freigabestruktur
- starke Dateien Import- und Exportfunktionen für hohen Automatisierungsgrad
Bankumsätze aller Konten auf einmal abrufen und ansehen
- Funktioniert mit den meisten Banken
- Funktioniert auch mit Paypal
- Es ist sicher und tut was es soll
Scandienstleister
- Clevere Architektur für automatisierte Weiterleitungen
- Durchdachte Scanoptionen – die denken mit
- Viele Anbindungen an Drittsoftware möglich
Steuerberater
- Hat Fibumat mitentwickelt
- Kennt die gesamten Fibumat Prozesse
- Spezialisiert auf lexoffice
„Die Geister, die ich rief…“
Das legendäre Sprichwort wird benutzt, wenn eine einsetzende Entwicklung außer Kontrolle gerät und auch von ihrem Urheber nicht mehr aufgehalten werden kann.
Quelle: Wikipedia – Der Zauberlehrling
„…werd ich nicht mehr los!“
Manchmal ist es einfacher ein kleineres Ei auszuwählen, als einen großen Eierbecher zu suchen. Fibu geht genau so 😉
Quelle: Fibumat.de
Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der angegebenen Informationen können wir dennoch keine Haftung übernehmen.
Insbesondere ersetzen die Informationen keine qualifizierte Beratung durch einen Steuerberater.
Stand: 01.06.2021 – Alle Angaben ohne Gewähr.
