Mit jedem Softwareprogramm, welches zur Gesamtlösung hinzu kommt, steigt das Fehlerrisiko. Die Wahrscheinlichkeit irgendwann auf ein Kompatibilitätsproblem zu stossen nimmt mit jeder weiteren hinzugefügten Komponente exponentiell zu.
Übersetzt heißt das, je weniger Komponenten nötig sind und je weniger im Einsatz sind, umso besser.
In jeder Rubrik gibt es reichlich Anbieter, die allerdings nicht immer auf die Kompatibilität mit allen anderen Anbietern achten. So kommt es zu Sync-Fehlern, manchmal fehlen aber auch nur ein paar Datensätze oder sie liegen doppelt vor. Im schlimmsten Fall funktioniert eine Datenübertragung generell nicht.
Learning:
Die ausgewählten Anbieter sollten für das Vorhaben gut miteinander auskommen können. Die Schnittstellen funktionieren idealerweise unter allen ausgewählten Tools einwandfrei.
Es gibt so viele Anbieter in jeglichen Bereichen und die meisten benötigt man leider auch im täglichen Einsatz.
Hier sind 10 Beispiele für mögliche Datentransfere der Anbieter:
- Banken (Girokontoumsätze exportieren)
- Paypal (Umsätze exportieren)
- Kreditkarte (Umsätze exportieren)
- Buchhaltungssoftware für Unternehmer (Importieren von Begelgen und Umsätzen – exportieren von Buchungsdatensätzen zur Steuerkanzleisoftware – meist Datev oder Addision)
- Buchhaltungssoftware für Steuerberater (Import in Datev)
- Software für Bankguthaben Übersicht (z.B. Outbank: Sync mit Hausbank Girokonto und Paypal etc.)
- Scandienstleister (Export von digitalen Belegen)
- Software zum Belege einsammeln (Import aus diversen Tools)
- Onlineshop (Export in die Fibu Software)
- Cloudspeicher (Import für Datenablage und Archivierung)
Die eingesetzten Tools schieben permanent Daten untereinander hin und her.
Keiner schafft es im Leben alle Tools, aller Anbieter auf dem Markt, miteinander zu kombinieren und auf eine funktionierende Verkettung zu untersuchen. Das macht dahingehend schon wenig Sinn, da sich die Tools permanent weiterentwickeln und zukünftig voraussichtlich an neue Softwarelösungen angedockt werden müssen. Daher haben wir für unsere eigene Anbieterauswahl großen Wert auf die „Entwicklungspower“ der Anbieter gelegt, dass heißt wie schnell passen die Anbieter ihre Produkte auf die Markterfordernisse an und wie schnell vernetzen sie sich mit anderen Anbietern in der Branche zu sinnvollen Gesamtlösungen. Wichtig war uns auch ein digitaler Fokus der Produkte und Dienstleistungen der Anbieter und die Ausrichtung – speziell auch für Kleinunternehmer.
Bei unserer eigenen Anbieterauswahl ging es um eine Gesamtabwägung zwischen Kompatibilität, Bedienbarkeit, Preis, Leistungen, Skalierbarkeit, Ausfallsicherheit, Entwicklungspower, guter Kundensupport und langfristige Sicherheit.
Alles sollte in einer relevanzbezogenen Gewichtung bewertet werden.
Am Ende wird Keiner mit 100%iger Sicherheit sagen können, die Beste aller Lösungen gefunden zu haben, zumal jeder Unternehmer seinen eigenen individuellen Bedarf hat.
Was sich allerdings gezeigt hat ist, dass die Anbieterauswahl, so wie sie jetzt steht, erst mal sehr gut im realen Betrieb funktioniert – und das ganze mit einem hohen Automatisierungsgrad.
Bei einigen Tools wird der Effekt deutlich zu merken sein, z.B. bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware. Bei anderen Bereichen, wie z.B. die Auswahl der Hausbank, wird der Effekt wohlmöglich weniger ausgeprägt sein. Aber auch das ist nicht zu unterschätzen, denn wir hatten auch schon bei der Suche nach einem neuem Girokonto harte K.O. Kriterien festgestellt. Zum Beispiel war es nicht möglich die Fidor Bank Umsätze (Jahr 2019) mit lexoffice zu syncronisieren. Da helfen auch die tollen Konditionen der Bank nichts mehr, wenn man dafür alle Wochen händisch die Umsätze per csv Datei runterladen und händisch in ein Fibu Programm importieren muss.
Sicherlich kannst du unsere Anleitung für eine automatisierte Fibu auch anteilig nutzen, auch wenn nicht alle Dienstleister genutzt werden. Je mehr von der Lösung abgewichen wird, desto mehr kann es zu – uns unbekannten – Problemen kommen, die wir nicht nachbilden können und somit auch keinen Lösungsvorschlag einbringen können.
Wenn du also unsere Lösung mit den genutzten Anbietern einsetzt, können wir dir Unterstützung anbieten. Sobald du auf ein Problem stösst, betreffend eine der bei uns eingesetzten Softwarelösungen, kannst du uns eine Mitteilung senden. Wenn das Problem eine Allgemeingültigkeit hat oder auch für alle anderen Leser interessant ist, dann erstellen wir ein Videotutorial zur Lösung des Problems und veröffentlichen es hier bei uns auf Fibumat.de
Im Ergebnis haben wir uns für folgende Anbieter entschieden und haben diese selbst täglich im Einsatz. Unsere Berichte und Videotutorials werden folglich auch genau mit dieser Lösung abgebildet.
Buchhaltungssoftware
lexoffice
- Marktführer SaaS Fibu-Software in Deutschland
- Sehr Preis-/Leistungsstark
- Großer Funktionsumfang
Belge Collector Software
GetMyInvoices
- Funktioniert sehr gut mit lexoffice
- Starke Exportfunktion zu Dropbox
- Läuft stabil und automatisiert
Girokonto
FYRST Bank
- Gehört zu 100% der Deutschen Bank Gruppe – größte dt. Bank
- Bis zu 100.00 Euro Einlagensicherung – im Gegensatz zur Holvi Bank
- Günstige Konditionen für Unternehmen mit Fokus auf Gründer und Kleinunternehmer. Für Einzelunternehmer / Freelancer sogar kostenlos
Kreditkarte
Mastercard von Paypal
- kostenlos, auch für Geschäftskunden
- 0,5% dauerhafter Cashback bei Kreditkartennutzung
- optimiert für das Buchen der einzelnen Umsätze
Echtzeit Payment mit Käufer- und Verkäuferschutz
Paypal
- Kommt man eigentlich nicht drum rum!!!
- Umsätze können mit lexoffice und Outbank synchronisiert werden
Cloudspeicher
Dropbox
- gehört mit zu den Marktführern (Datensicherheit)
- flexible Daten Freigabestruktur
- starke Dateien Import- und Exportfunktionen für hohen Automatisierungsgrad
Bankumsätze aller Konten auf einmal abrufen und ansehen
Outbank
- Funktioniert mit den meisten Banken
- Funktioniert auch mit Paypal
- Es ist sicher und tut was es soll
Scandienstleister
Dropscan
- Clevere Architektur für automatisierte Weiterleitungen
- Durchdachte Scanoptionen – die denken mit
- Viele Anbindungen an Drittsoftware möglich
Steuerberater
GKRW
- Hat Fibumat mitentwickelt
- Kennt die gesamten Fibumat Prozesse
- Spezialisiert auf lexoffice